MEMPERKASAKAN QUALITI DALAM ORGANISASI

Qualiti adalah satu ungkapan yang lazim diucapkan dalam dunia pengurusan moden abad ini, sering di digunakan oleh pakar runding serta tokoh agung semasa cuba meransang sesuatu organisasi yang sedang menghadapi masaalah dengan harapan menyuntik satu semangat baru untuk menjadi sebuah organisasi yang tersohor. Banyak cerita yang digembar-gemburkan kejayaan beberapa organisasi yang pada mulanya tenat boleh berubah menempah kejayaan demi kejayaan apakala budaya kerja mereka berubah. Proses utama dalam organisasi di susun atur semula menjadi lebih cekap. Sikap pekerja yang lebih peka terhadap hasil proses adalah nadi kepada buah mulut kecemerlangan mereka.

Kejayaan ini menjadi asas kepada pembentukan best-practise –amalan terbaik; namun pihak Pengurusan tidak boleh menjadikannya ikutan semata oleh sebab beberapa kekangan:

• Menggunapakai satu formula sahaja untuk semua keadaan.

• Sekatan inovasi dalaman yang bersesuaian semasa menggunapakai formula penanda arasan

• Penekanan terhadap tindakan individu mengatasi kepentingan organisasi.

• Pelaksanaan hendaklah bebas dan terbuka tanpa hiraki kedudukan pangkat.

Pasti kritik ini tidak bertujuan untuk membunuh idea keutamaan kualiti dalm kerja tetapi ia adalah satu dorongan untuk melihat kualiti dari satu sudut yang lebih bermanfa’af; dan dilaksanakan di tahap yang lebih berkesan – yakni Pengurusan Atasan. Ia menjadi nadi penggerak melalui kumpulan aktif yang kecil untuk menerajui perubahan dalam organisasi tersebut.Ini memerlukan perancangan yang rapi dan sokongan berterusan pihak Pengurusan Atasan untuk menjamin kejayaan pelaksanaan program kualiti ini.

Apa itu “Quality”?

Dalam arus semasa, kualiti dilihat sesuatu yang dapat memenuhi keperluan dan dapat menzahirkan kepuasan pelanggan. Malahan kita harus dapat menjangkaui kehendak pelanggan sehingga dapat menerbitkan kegirangan Pelanggan.

Pelanggan

Dalam istilah mudah, kualiti seharusnya bukan sahaja memberikan kepuasan pelanggan malahan ia berupaya menerbitkan kegirangan pelanggan. Keutamaan hasil sesuatu proses kini menekankan sejauh mana ia berupaya menjangkaui kehendak pelanggan. Ini adalah asas untuk sesebuah organisasi unutk terus berdaya saing sebagai perkembangan sihat dalam mana-mana industri.

Pelanggan kini tidak lagi teragak-agak untuk mendapatkan perkhidmatan berkualiti dengan kos yang amat tinggi. Suka atau tidak, ia adalah penentu asas bagi pelanggan untuk mendapatkan perkhidmatan atau produk yang diperlukan.

Produk –Bahan atau Perkhidmatan
Dalam bidang perkhidmatan, kualiti diukur berpandukan keberkesanan sesuatu proses disempurnakan. Walaupun ia mungkin lebih mahal pada mata kasar tetapi dikira munasabah setelah mengambil kira faktor kos-masa orang yang terlibat dan keselesaan yang diperolehi. Seseorang yang sakit lebih rela untuk pergi ke klinik dikawasan perumahan dan membayar RM30 dari pergi ke klinik Pesakit Luar Kerajaan yang hanya mengenakan caj RM1.

Jika sebatang ball-pen murah lebih cepat habis berbanding dengan yang lain, pelanggan kini tidak keberatan untuk membeli pen yang lebih mahal tetapi lebih tahan dan selesa dipakai. Malahan ia akan mendapat promosi secara percuma. Natijahnya pen murah akan jatuh bilangan jualannya dan kemungkinan muflis.

Secara amnya, perkhidmatan atau produk yang berkualiti terjamin permintaan yang berterusan.

Boleh sandar..
Kebolehsandaran adalah ciri pokok petunjuk kualiti sesuatu produk atau perkhidmatan yang konsisten. Pencegahan adalah teras utama kerja. Kawalan jaminan kualiti mestilah dilaksanakan oleh staf yang peka dan kompeten berkaitan kualiti dan bukanlah sesuatu yang boleh dipandang ringan. Amalan terbaik menunjukkan menunjukkan kawalan haruslah dilaksanakan disetiap pemeringkatan proses secara menyeluruh; dan bukannya diakhir proses yang lazim diamalkan.

Pendekatan lama mungkin nampak lebih cepat tetapi kebarangkalian untuk mencegah sesuatu permasalahn adalah jauh lebih rendah. Akibatnya banyak masa dan kos akan ditanggung disebabkan masa untuk pembaikan dan ulang proses menjadi amat tinggi. Contohnya; pelajar yang Ulang Matapelajaran menjadi beban tambahan kepada proses pengajaran.

Pendekatan baru secara proses yang melibatkan penentusahan diperingkat kritikal yang tertentu sepanjang proses terbukti lebih berkesan. Kawalan secara mikro di tahap tertentu sesuatu proses menghasilkan produk yang lebih konsisten.

Satu budaya baru mestilah diwujudkan; dimana mengenalpasti sesuatu kelemahan proses adalah satu amalan yang baik. ‘Zero defect’ mestilah dijadikan azam. Ketepatan masa juga tidak diketepikan. Ia adalah satu kecemerlangan organisasi. Paling tidak penekanan mestilah wujud untuk menambah-baik produk atau perkhidmatan yang disediakan; kaizen.

Memanglah ungkapan kerja gila menjadi cemuhan tetapi begitulah hakikatnya. Sering kualiti bermula dengan sesuatu yang tidak masuk akal. Walaubagaimanapun, masa telah membuktikan sebaliknya; berfikirlah lain dari yang lain…

Sumber manusia tunjang utama…

Sumber manusia adalah tunjang utama kejayaan sesuatu sistem kualiti. Pengurusan Atasan akur penggerak utama sesuatu proses adalah Staf; maka mereka haruslah diberi kuasa untuk menentukan kaedah terbaik melaksanakan sesuatu aktiviti. Staf ini menjadi kumpulan Nadi Kualiti yang menjadi penghulu untuk menerajui aktiviti kualiti dalam organisasi.

Mereka adalah satu kumpulan yang mestilah dilatih supaya mampu menjadi pemangkin pembangunan sisitem kualiti dalam organisasi.

Kumpulan nadi penggerak ini mestilah dapat merancang strategi, mengendalikan mesyuarat, menganalisis masalah, mengambil keputusan hala tuju proses, membentangkan pendekatan untuk membaiki atau menambahbaik sesuatu proses, melaksana, memantau dan mengukur penambahbaikan yang dilaksanakan. Semua aktiviti ini yang lazimnya adalah keputusan oleh pihak Pengurusan sekarang diturunkan kuasa kepada Staf. Pendekatan baru ini akan dapat mencungkil bakat-bakat baru malahan berupaya menarik minat tenaga muda melibatkan diri dalam pengurusan organisasi. Staf bukan sahaja kini mampu mengenalpasti masalah tetapi juga membantu menyelesaikan masalah. Budaya baru ini adalah satu perkembangan baik kepada organisasi

Dalam organisasi yang besar masalah yang lebih kompleks akan melibatkan banyak masa Staf dalam usaha menambaik proses dan memantapkan lagi budaya kerja yang cemerlang. Penerapan budaya Kualiti dalam organisasi akan dapat menjamin keutuhan organisasi dalam jangkamasa panjang:

• Masa merancang kini adalah satu pelaburan penjimatan masa hadapan; dengan memupuk semangat Do things right, right the first time, everytime.

• Kebolehsandaran produk penentu masa depan organisasi.

• Reputasi perkhidmatan atau produk berkualiti lebih utama dari kerja quick fix

• Latihan kompetenan Staf mestilah dilaksanakan dalam keadaan sekalipun.

Team Kualiti…

Pengurusan Atasan memastikan hala tuju sesebuah organisasi, Staf pula penentu hidup-mati sesebuah organisasi. Barisan pengurusan yang memimpin Staf mestilah berupaya untuk menghidupkan budaya kepuasan pelanggan berpandukan Prinsip Kepastian Kualiti. Satu synergy baru akan menjadikan organisasi lebih mantap dan cemerlang. Kerjasama ini adalah asas kepada teamwork didalam sesebuah organisasi;

“Idea yang terbaik untuk sesebuah organisasi lazimnya datang dari sumber dalaman –Pengurusan Atasan mestilah menjadi pemangkin kepada proses ini dan mengambil tindakan pembetulan dengan tangkas dan tindakan melalui teladan”